Tämä kevät oli tarkoitus pyhittää erityisesti BusinessJärvenpään palveluprosessien hiomiseen Suomen parhaiksi, mutta Covid-19 päätti toisin; sen sijaan teimmekin yksinyrittäjien avustusten myöntämisestä tuotannollisen prosessin, jossa käsittely kestää hakemuksen jättämisestä maksatukseen noin kaksi, kolme arkipäivää.

Tämä kaikki siten, että käsittelemme hakemuksia lähes reaaliajassa kahdessa eri järjestelmässä ja maksatamme ne kolmannessa. Koko homma ajettiin tuotantoon päätösvaltadelegointeineen noin kahdessa viikossa, ja vieläpä kuntasektorilla.

Kyllä byrokratiankin voi siis saada taipumaan nopeaan toimintaan. Mutta miten?

Kerrataanpas hieman tämän vuoden tilannetta yksinyrittäjien tukien osalta. Maaliskuun 27. päivä Työ- ja elinkeinoministeriö tiedotti valmistelevansa yhdessä Kuntaliiton kanssa rahoitusmallia yksinyrittäjille koronavitustilanteessa. Jo tässä vaiheessa tiedettiin, että kunnat tulevat myöntämään tuen, koska meiltä kysyttiin edellisenä eli 26. päivänä maaliskuuta valmiutta ja halukkuutta olla mukana tässä työssä. Olimme mukana ja valmiina tottakai.

Koska tuen myöntäminen vaatii kunnissa päätöksenteolle mandaatin, niin veimme asian välittömästi eli 31.3. kaupunginhallitukseen, joka siirsi päätösvallan kyseisessä asiassa minulle määräajaksi; ensin 20.4. ja kyseisenä päivänä uudelleen 15.10. asti. Sisäinen byrokratia oli siis hoidettu kyselystä noin neljässä päivässä valmiiksi.

Kolmas päivä huhtikuuta eli perjantaina kokoontui seitsemän osakaskunnan omistama kehittämisyhtiömme Keuken hallitus, joka antoi toimitusjohtajalle mietintään tapoja, joilla yksinyrittäjien avustusten myöntäminen pystyttäisiin hoitamaan mahdollisimman tehokkaasti heidän resurssejaan kuitenkin järkevästi käyttäen. Yleinen näkemys oli, että yritysneuvonnan ammattilaisina Keuke voisi hoitaa avustusten hakuun liittyvän palveluneuvonnan ja mahdollisesti auttaa kuntia järjestämään sähköisen alustan itse hakemusten vastaanottamista varten.

Kuudes huhtikuuta eli maanantaina mallinnus työnjaosta oli valmis ja kuntien sisäinen järjestäytyminen hakemusten käsittelyyn saattoi alkaa. Meillä tämä kesti yhden puolen tunnin mittaisen Teams-palaverin verran, jossa kerroin tiimilleni, että tällainen tehtävä on annettu ja pussi päässä mennään kohti entuudestaan tuntematonta. Hakemusten määrä tulisi olemaan arvoitus, osin kriteeritkin (jotka elivät tässä vaiheessa päivittäin, samoin TEM:n ohjeet noin muutoinkin), sähköistä järjestelmää ei ollut vielä olemassakaan ja pari muutakin olennaista asiaa oli vielä auki. Kaikki valmista siis meidän osalta jälleen kerran.

Tämän jälkeen jouduimme odottelemaan aina 10.4. asti, jotta saisimme viimeisetkin ohjeet Työ- ja elinkeinoministeriöstä hakemusten käsittelyyn ja voisimme pistää homman niin sanotusti tulille. Pääsiäisen pyhinä sähköistä järjestelmää päästiin jo beta-testaamaan ja alkuviikosta alettiin odotella tunnuksia järjestelmään meidän käsittelijöille. So far so good.

Suuri päivä eli hakemusjärjestelmän avaaminen tapahtui 15.4. kello 14, ja aloimme saman tien käsitellä hakemuksia. Perehdytys järjestelmään jouduttiin tekemään lennossa, koska saimme tunnukset vasta tuntia ennen h-hetkeä. Näin ollen teimme perehdytyksen samalla, kun jo käsittelimme tulleita hakemuksia, joita tulikin heti paukusta huomattava määrä.

Kuin ihmeen kaupalla mikään ei mennyt merkittävästi vikaan, vaan öiseen aikaan järjestelmää päivittämällä ja päivät tekemällä oppien homma lähti prosessoitumaan tuotannolliseksi ketjuksi, jonka voisi pääpiirteissään kuvailla näin:

Vaihe 1: Hakija jättää hakemuksen luonnoksena liitteineen vahvan tunnistautumisen kautta. Otamme hakemuksen käsittelyyn. Tämä vaihe kestää meidän työnä tai suorituksena noin 5 sekuntia, hakijalle toki enemmän.

Vaihe 2: Hakemus on työn alla. Riippuen liitteiden oikeellisuudesta, siitä onko hakijan kotipaikka ylipäänsä Järvenpää ja muutoin hakemuksen tulkinnallisuudesta, tämä vaihe kestää tunnista kolmeen päivään; näistä jälkimmäinen on täysin riippuvainen siitä miten nopeasti hakija toimittaa meille tarvittavat liitteet.

Vaihe 3: Hyväksytty hakemus viedään kaupungin sisäiseen käsittelyyn ja asiakirjahallintajärjestelmään, jossa teemme rahoituksesta päätöksen. Tunti.

Vaihe 4: Päätös hyväksytään ja kootaan nippuna maksatukseen omaan järjestelmäänsä, josta rahat ohjautuvat sitten pankkisiirron nopeudesta riippuen päivässä parissa hakijan ilmoittamalle pankkitilille. Tunti tai pari.

Valmis. Done.

Jos olisi enemmän aikaa ja pysyvämpi tarve, niin arvioisin, että pystyisimme automatisoimaan tämän prosessin muutamaan minuuttiin, mutta hyvä näinkin.

Marko

Kuntasektorilla yksi sangen usein eteen tulevista kysymyksistä on se miten omaa (tai kaverin) työtä ja sen tuloksellisuutta oikein mitataan? Jonkinlaisena epävirallisena totuutena elää käsitys siitä, että paitsi ettei kuntasektorilla tarvitse tehdä yhtään mitään (ja ei virkamiehet mitään osaakaan), niin tuota tekemättömyyttä ei myöskään voi millään mitata tai todistaa. Tämä siksi, koska määrittelemme oman työmme, luomme niille mittarit ja sitten vielä päälle valvomme omaa tekemistämme. Tämä kaikki palkitaan hyvillä eduilla, mukavalla palkalla ja pitkillä lomilla, noin kärjistäen.

1700-luvun Englannissa tätä “tekemistä” olisi kutsuttu verbillä fudgel, joka viittaa nimenomaan aktiin, jossa teeskennellään työskentelevämme, mutta itse asiassa emme tee yhtään mitään. Kyseessä on siis tässä mielessä taito, ei niinkään laiskuuden muoto tai esimerkiksi ominaisuus, vaikka varmasti laiskuudesta ei “fudgeloinnissa” mitään haittaakaan ole; se on ikäänkuin “fudgelointiin” sisäänrakennettu Lean-järjestelmä. Ja kukaanhan ei ole niin laiska kuin kaupungin virkamies, tietää moni.

Totta toinen puoli vai?

Jotta jotain voidaan mitata, niin ensiksi pitää olla jotain jota tehdään siten, että siitä syntyy jonkinlaisia konkreettisia ja mielellään näkyviä tuloksia tai vähintään jonkinlaista vaikuttavuutta muuhun kuin tekijään itseensä. Eli kun puhumme työn mitattavuudesta puhumme itse asiasta sen merkityksestä – suoraan tai epäsuoraan – toisten ihmisten elämään. On äärimmäisen tärkeää myös huomata, että tämä vaikuttavuus voi olla luonteeltaan positiivista, neutraalia tai negatiivista: toisin sanoen oma työ voi toimia katalysaattorina tai osana tekemisen ketjua, jossa jokin konkreettinen asia etenee; se voi olla työtä, jolla ei ole vaikutusta suuntaan tai toiseen; tai se voi olla muita työllistävää siinä mielessä, että joku toinen joutuu tekemään jotain ylimääräistä, jotta edelleen siihen konkreettiseen (ja mitattavaan) lopputulokseen päästään.

Siinä missä mittareiden keksiminen on tärkeää, niin yhtä tärkeää on niiden mielekkyys ja sopivuus omaan työhön. Esimerkiksi monia kaupunkien järjestämiä palveluita on pakko mitata rahassa (joka on rajallinen resurssi), mutta varsinainen vaikuttavuus on mitattavissa huomattavasti pehmeämmillä mittareilla. Siksi en nyt puutu näihin, koska se ei kuulu alaani. Sen sijaan tarkastelen tässä kaupungin elinvoimatehtävää, johon taloudellinen vaikuttavuus kuuluu mitä suurimmassa määrin.

Välihuomautus: kaupungin elinvoimatehtävistä kulttuuri on tässä yhteydessä hyvä tarkastella erillään elinkeinokehittämisestä, joka on siis oma rootelini, olkoonkin että myös kulttuuri on elinkeino. Siksi myös mittaus menee tälle rajaukselle alisteisesti.

No miten se mittaus ja mittarointi voisi sitten mennä? Ensinnäkin on tärkeää, että mittari on yksiselitteinen, yksinkertainen ja sen sisältämät määreet ovat niin vähän tulkinnanvaraisia kuin vain mahdollista. Mittarissa ei siis saa olla vaaraa tulla tulkituksi väärin, jotta ei juututa keskusteluun siitä mitä mittari oikein mittaa ja mitä se ei toisaalta mittaa. Samoin mittarissa pitää olla selkeä toimija, koska on totta, että usein mitattava asia jää leijumaan, koska mittarointia ei koeta henkilökohtaiseksi tai omaan työhön liittyväksi. Sama pätee tavoitteisiin. Jos vaikkapa tavoitteemme on “Elinvoimainen Järvenpää”, niin yleensä joudumme käyttämään melkoisissa määrin aikaa keskusteluun siitä mikä meidän tavoiteasetanta itse asiassa ihan konkreettisesti edes on, koska sanana elinvoima on hankala määrittää.

Olen itse ratkaissut asian siten, että mittaan jatkossa kaiken viikonloppuna kuntosalilla keksimälläni mittausapparaatilla, joka mielestäni tyhjentää pajatson suht hyvin suhteessa kaikkiin muihin mittareihin. Kuten “vanhalta” konsultilta vain voi odottaa, esitän sen tässä nelikenttä-muodossa:

Idea on yksinkertainen: jokaisella mitattavalla asialla on jonkinlainen taloudellinen vaikuttavuus, joka liikkuu akselilla vähäinen-suuri; samoin jokaisella asialla on organisatorinen vaikuttavuus, joka liikkuu akselilla sisäinen-ulkoinen. Helppoa. Nyt sitten suoraan ihan käytännön esimerkkeihin.

Tässä tarkastelussa on kaksi hiljattain eteenpäin mennyttä projektia, johon yksikköni on ollut ensisijaisesti vaikuttamassa: Perhelä-korttelin myynti YIT Suomi Oy:lle 8.1.2020 sekä maailman ensimmäinen sijoittumispalveluihin keskittyvä tekoäly-palvelu. Huomioitavaa on, että rastien sijoittelu nelikenttään on viitteellinen, ei tieteellisen tarkka.

Ensiksi käsittelyyn Perhelä, jossa korttelin myyntihinta, 10000000€, on jo itsessään toki korkea taloudellinen vaikuttavuusluku, mutta tätä nostaa tottakai jatkossa itse investointi (n. 150milj€) sekä kumulatiivisesti ajan myötä tulevat vero- ja muut tulot. Näin ollen se menee mittarin yläkulmaan, koska vastaavia hankkeita ei ihan heti ole näköpiirissä Järvenpäässä, saati edes oikein muualla Suomessakaan. Koska hanke koskettaa erittäin laajalti muita kuin pelkästään kaupungin virkamieskuntaa tai edes pelkästään järvenpääläisiä, on myös ulkoinen vaikuttavuus melkoisen korkea.

Tekoäly-palvelumme sen sijaan ei ole samalla tavalla taloudellisesti (vielä) merkittävä, ei ennenkuin sen tuloksia pystytään todentamaan vaikkapa jonkun suoran investoinnin myötä. Tottakai tekoäly vähentää automaatiotasolla ihmistyötä ja säästää sikäli rahaa, mutta varsinainen ansainta antaa odottaa itseään. Koska tekoäly koskettaa kuitenkin jo nyt huomattavaa määrää ulkoisia kumppaneita (olkoonkin, että he eivät sitä itse vielä tiedä), rohkenen laittaa ulkoiseksi vaikuttavuudeksi melko korkean arvon.

Kun nyt olemme tarkastelleet kahta olemassa olevaa projektia ja mittauttaneet ne nelikenttään, voimme määritellä “vaaran vyöhykkeen”, jossa ei ole hyvä elinvoimatehtävissä liikkua, koska tämä ei toteuta nyt tässä määriteltyä tavoitetta eli pyrkimystä mahdollisimman suureen (positiiviseen) taloudelliseen ja ulkoiseen vaikuttavuuteen. Se on sisäistä, taloudellisesti vähäistä vaikutusta omaavaa tekemistä. Tekemistä, joka pakenee mitattavuutta ja on, no, sitä “fudgelointia”.

Marko