Case yksinyrittäjien korona-avustukset: miten rakentaa kuntasektorin startup-prosessi lennossa?

Tämä kevät oli tarkoitus pyhittää erityisesti BusinessJärvenpään palveluprosessien hiomiseen Suomen parhaiksi, mutta Covid-19 päätti toisin; sen sijaan teimmekin yksinyrittäjien avustusten myöntämisestä tuotannollisen prosessin, jossa käsittely kestää hakemuksen jättämisestä maksatukseen noin kaksi, kolme arkipäivää.

Tämä kaikki siten, että käsittelemme hakemuksia lähes reaaliajassa kahdessa eri järjestelmässä ja maksatamme ne kolmannessa. Koko homma ajettiin tuotantoon päätösvaltadelegointeineen noin kahdessa viikossa, ja vieläpä kuntasektorilla.

Kyllä byrokratiankin voi siis saada taipumaan nopeaan toimintaan. Mutta miten?

Kerrataanpas hieman tämän vuoden tilannetta yksinyrittäjien tukien osalta. Maaliskuun 27. päivä Työ- ja elinkeinoministeriö tiedotti valmistelevansa yhdessä Kuntaliiton kanssa rahoitusmallia yksinyrittäjille koronavitustilanteessa. Jo tässä vaiheessa tiedettiin, että kunnat tulevat myöntämään tuen, koska meiltä kysyttiin edellisenä eli 26. päivänä maaliskuuta valmiutta ja halukkuutta olla mukana tässä työssä. Olimme mukana ja valmiina tottakai.

Koska tuen myöntäminen vaatii kunnissa päätöksenteolle mandaatin, niin veimme asian välittömästi eli 31.3. kaupunginhallitukseen, joka siirsi päätösvallan kyseisessä asiassa minulle määräajaksi; ensin 20.4. ja kyseisenä päivänä uudelleen 15.10. asti. Sisäinen byrokratia oli siis hoidettu kyselystä noin neljässä päivässä valmiiksi.

Kolmas päivä huhtikuuta eli perjantaina kokoontui seitsemän osakaskunnan omistama kehittämisyhtiömme Keuken hallitus, joka antoi toimitusjohtajalle mietintään tapoja, joilla yksinyrittäjien avustusten myöntäminen pystyttäisiin hoitamaan mahdollisimman tehokkaasti heidän resurssejaan kuitenkin järkevästi käyttäen. Yleinen näkemys oli, että yritysneuvonnan ammattilaisina Keuke voisi hoitaa avustusten hakuun liittyvän palveluneuvonnan ja mahdollisesti auttaa kuntia järjestämään sähköisen alustan itse hakemusten vastaanottamista varten.

Kuudes huhtikuuta eli maanantaina mallinnus työnjaosta oli valmis ja kuntien sisäinen järjestäytyminen hakemusten käsittelyyn saattoi alkaa. Meillä tämä kesti yhden puolen tunnin mittaisen Teams-palaverin verran, jossa kerroin tiimilleni, että tällainen tehtävä on annettu ja pussi päässä mennään kohti entuudestaan tuntematonta. Hakemusten määrä tulisi olemaan arvoitus, osin kriteeritkin (jotka elivät tässä vaiheessa päivittäin, samoin TEM:n ohjeet noin muutoinkin), sähköistä järjestelmää ei ollut vielä olemassakaan ja pari muutakin olennaista asiaa oli vielä auki. Kaikki valmista siis meidän osalta jälleen kerran.

Tämän jälkeen jouduimme odottelemaan aina 10.4. asti, jotta saisimme viimeisetkin ohjeet Työ- ja elinkeinoministeriöstä hakemusten käsittelyyn ja voisimme pistää homman niin sanotusti tulille. Pääsiäisen pyhinä sähköistä järjestelmää päästiin jo beta-testaamaan ja alkuviikosta alettiin odotella tunnuksia järjestelmään meidän käsittelijöille. So far so good.

Suuri päivä eli hakemusjärjestelmän avaaminen tapahtui 15.4. kello 14, ja aloimme saman tien käsitellä hakemuksia. Perehdytys järjestelmään jouduttiin tekemään lennossa, koska saimme tunnukset vasta tuntia ennen h-hetkeä. Näin ollen teimme perehdytyksen samalla, kun jo käsittelimme tulleita hakemuksia, joita tulikin heti paukusta huomattava määrä.

Kuin ihmeen kaupalla mikään ei mennyt merkittävästi vikaan, vaan öiseen aikaan järjestelmää päivittämällä ja päivät tekemällä oppien homma lähti prosessoitumaan tuotannolliseksi ketjuksi, jonka voisi pääpiirteissään kuvailla näin:

Vaihe 1: Hakija jättää hakemuksen luonnoksena liitteineen vahvan tunnistautumisen kautta. Otamme hakemuksen käsittelyyn. Tämä vaihe kestää meidän työnä tai suorituksena noin 5 sekuntia, hakijalle toki enemmän.

Vaihe 2: Hakemus on työn alla. Riippuen liitteiden oikeellisuudesta, siitä onko hakijan kotipaikka ylipäänsä Järvenpää ja muutoin hakemuksen tulkinnallisuudesta, tämä vaihe kestää tunnista kolmeen päivään; näistä jälkimmäinen on täysin riippuvainen siitä miten nopeasti hakija toimittaa meille tarvittavat liitteet.

Vaihe 3: Hyväksytty hakemus viedään kaupungin sisäiseen käsittelyyn ja asiakirjahallintajärjestelmään, jossa teemme rahoituksesta päätöksen. Tunti.

Vaihe 4: Päätös hyväksytään ja kootaan nippuna maksatukseen omaan järjestelmäänsä, josta rahat ohjautuvat sitten pankkisiirron nopeudesta riippuen päivässä parissa hakijan ilmoittamalle pankkitilille. Tunti tai pari.

Valmis. Done.

Jos olisi enemmän aikaa ja pysyvämpi tarve, niin arvioisin, että pystyisimme automatisoimaan tämän prosessin muutamaan minuuttiin, mutta hyvä näinkin.

Marko